Ogni giorno hotel, B&B, agriturismi e case vacanza ricevono richieste di preventivo da parte di potenziali ospiti. Eppure, non sempre le risposte sono in grado di colpire nel segno.
Una mail troppo fredda, una risposta generica o un preventivo poco chiaro rischiano di far perdere opportunità preziose. In un mercato competitivo come quello dell’ospitalità, saper rispondere in modo efficace è fondamentale: non si tratta solo di fornire un prezzo, ma di comunicare valore, affidabilità e accoglienza.
Questa guida ti mostra come trasformare ogni richiesta in un’occasione concreta di prenotazione, migliorando i tuoi tassi di conversione con pochi accorgimenti semplici ma strategici.
1. Rispondi con tempestività alla richiesta di preventivo
Nel settore turistico, il tempismo è tutto. Chi invia una richiesta di preventivo non aspetta una sola risposta: spesso contatta più strutture contemporaneamente, magari usando lo stesso messaggio.
In questo contesto, essere tra i primi a rispondere significa avere più possibilità di conquistare l’attenzione dell’ospite e aumentare la probabilità di essere scelti. Un ritardo nella risposta può facilmente tradursi in una prenotazione mancata. La rapidità, unita alla professionalità, fa sentire l’ospite accolto fin dal primo contatto.
Consiglio pratico:
- Imposta un’email automatica di conferma ricezione che rassicuri l’ospite.
- Usa un CRM (come Trello, Notion o un PMS) per monitorare ogni richiesta e non dimenticare nulla.
- Rispondi entro 6-12 ore, idealmente anche prima.
💡 Suggerimento extra: crea una checklist giornaliera per controllare tutte le richieste in arrivo da form, portali o WhatsApp.
2. Personalizza il messaggio
Le persone non cercano solo una camera, cercano un’esperienza. Ricevere un messaggio impersonale e generico – magari con un evidente copia-incolla – rischia di far percepire la tua struttura come una tra tante.
Al contrario, una risposta personalizzata trasmette attenzione, cura e un approccio autenticamente ospitale. Chi legge deve sentire che ti sei preso il tempo di rispondere proprio a lui, non a una “massa indistinta” di turisti. Personalizzare non significa riscrivere tutto da zero ogni volta: puoi partire da un modello base e poi adattarlo in base alla richiesta specifica.
“Caro Marco, grazie per averci contattati! Abbiamo ricevuto con piacere la tua richiesta per un soggiorno dal 10 al 14 agosto per due adulti e una bambina. Abbiamo la soluzione perfetta per te!”
Esempio messaggio
Usa il nome dell’ospite, le date, il numero di persone e, se possibile, un riferimento personale (es. “soggiorno relax in famiglia”).
3. Sii chiaro e completo nel preventivo
Uno degli errori più comuni è inviare preventivi vaghi, con pochi dettagli, magari limitandosi a scrivere solo il prezzo. Questo lascia spazio a dubbi e incertezze, che possono rallentare o bloccare la decisione dell’ospite.
Un preventivo efficace deve essere chiaro, completo e facilmente leggibile, fornendo tutte le informazioni necessarie in modo ordinato.
Checklist dei contenuti chiave di un buon preventivo:
- Date di soggiorno
- Numero di ospiti
- Prezzo totale (specificando cosa è incluso)
- Descrizione della sistemazione
- Foto o link alla pagina della camera
- Servizi extra (colazione, spa, parcheggio, ecc.)
- Politiche di cancellazione
Consiglio: se puoi, invia un PDF visivamente curato o un link Canva al preventivo: è più facile da leggere e fa percepire maggiore professionalità.
4. Metti in evidenza i tuoi punti di forza
Non limitarti a comunicare un prezzo: racconta il valore della tua offerta. L’ospite non sta scegliendo solo dove dormire, ma dove sentirsi a casa, rilassarsi o vivere un’esperienza. Per questo è fondamentale far emergere i punti di forza della tua struttura all’interno del preventivo.
“Nel prezzo è inclusa anche la nostra colazione fatta in casa, servita ogni mattina nella terrazza vista mare. Inoltre, potrai parcheggiare gratuitamente nel nostro garage privato e usufruire del Wi-Fi veloce in tutta la struttura.”
Esempio messaggio
Cosa puoi valorizzare?
- Posizione strategica
- Prodotti locali o bio
- Accoglienza familiare
- Esperienze (gite, tour, degustazioni)
- Sostenibilità o pet-friendliness
Comunicare i benefici aggiuntivi trasforma il prezzo da “costo” a “valore percepito”, aumentando la probabilità che l’ospite ti scelga anche se il tuo preventivo non è il più economico.
5. Crea urgenza
Una leva potente per incentivare la prenotazione è la scarsità, ovvero la consapevolezza che l’offerta potrebbe non essere disponibile per molto. È importante però comunicare questo messaggio in modo elegante e credibile, senza sembrare troppo insistenti o manipolatori.
Puoi farlo specificando quante camere restano per le date richieste, oppure indicando la scadenza di un’offerta speciale.
“Abbiamo ancora solo 2 camere disponibili per quelle date. Ti consigliamo di confermare il prima possibile per bloccare il prezzo e la disponibilità.”
Esempio messaggio
Questo tipo di comunicazione spinge l’ospite a prendere una decisione più rapida, senza forzarlo, ma aiutandolo a non perdere un’opportunità concreta.
6. Facilita la prenotazione
Hai fornito tutte le informazioni? Bene. Ora devi guidare l’ospite al passo successivo, rendendo chiaro e semplice il modo per prenotare. Ogni email di risposta dovrebbe contenere una call to action chiara e immediata, per evitare che l’ospite rimanga nel dubbio su cosa fare.
“Per confermare ti basta rispondere a questa email oppure cliccare sul link qui sotto. Se hai dubbi, puoi anche chiamarci o scriverci su WhatsApp!”
Esempio messaggio
Se utilizzi un sistema di prenotazione online, includi direttamente il link al booking engine. Meno click l’utente dovrà fare, maggiore sarà la probabilità che concluda la prenotazione.
7. Cura la forma del preventivo
Spesso sottovalutato, lo stile di scrittura ha un impatto diretto sulla percezione della tua struttura. Un messaggio scritto male, con errori grammaticali, tono freddo o troppo formale, rischia di allontanare il cliente anche se l’offerta è buona.
Consigli pratici:
- Usa un tono amichevole ma professionale
- Evita troppi tecnicismi o frasi impersonali
- Fai sempre una rilettura finale o usa tool ad hoc
Tip: crea 2-3 modelli base di risposta personalizzabili per velocizzare i tempi e mantenere coerenza nel tono.
Conclusione
Rispondere a una richiesta di preventivo non è solo un compito amministrativo. È uno dei momenti più importanti della relazione con il potenziale cliente. È il tuo biglietto da visita, il tuo primo contatto umano, la tua occasione per trasmettere professionalità e fiducia.
Dedicando il giusto tempo a ogni messaggio, migliorando il tono, curando i dettagli e personalizzando la proposta, potrai aumentare naturalmente le conversioni e fidelizzare gli ospiti ancora prima che arrivino.
